Nuevas obligaciones para la gestión electrónica de hojas de ruta y documentos de control en el transporte por carretera, a partir del 5 de octubre de 2026.
Actualidad
Le recordamos que, a partir del 5 de octubre de 2026, será obligatoria la digitalización de las hojas de ruta y documentos de control en el transporte por carretera, así como los nuevos requisitos que deberán cumplir tanto los sistemas informáticos utilizados por las empresas como los documentos electrónicos generados durante la prestación de los servicios de transporte.
1. Requisitos de los sistemas informáticos
Las aplicaciones empleadas para la gestión de la documentación deberán:
• Incorporar todos los datos exigidos por la normativa aplicable al transporte público de viajeros y mercancías por carretera.
• Generar el documento electrónico antes del inicio efectivo del servicio.
• Registrar automáticamente la fecha y hora de creación del documento.
• Registrar cualquier modificación posterior que se realice.
• Almacenar los documentos en un repositorio que permita su descarga durante las actuaciones inspectoras.
• Asignar a cada documento una dirección web (URL) única e individualizada.
2. Características de los documentos electrónicos
Los documentos deberán reunir las siguientes características: formato PDF, tamaño máximo de 5 MB, generarse de forma nativa digital a partir de los datos incorporados al sistema informático.
No serán válidos los documentos obtenidos mediante el escaneo de documentos en papel ni aquellos generados a partir de imágenes digitalizadas.
Asimismo, cada documento deberá incorporar un código QR que permita acceder directamente al archivo electrónico correspondiente.
3. Conservación de la documentación
Los documentos electrónicos deberán conservarse durante un período mínimo de un año.
Su conservación podrá realizarse en el mismo repositorio utilizado durante la prestación del servicio o en cualquier otro sistema habilitado a tal efecto.
4. Requisitos de la URL y del código QR
La URL asociada a cada documento deberá:
• Utilizar protocolo seguro HTTPS.
• Permitir la descarga directa del archivo PDF.
• Permanecer disponible durante toda la realización del servicio.
• Ser accesible para los servicios de inspección y los agentes encargados de la vigilancia del transporte.
No serán válidas aquellas direcciones web que:
• Exijan usuario y contraseña.
• Requieran autenticación previa.
• Redirijan a páginas intermedias para realizar la descarga.
Por su parte, la lectura del código QR deberá dirigir directamente a la descarga del documento electrónico. Esta descarga podrá dejar de estar disponible una vez transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio.
5. Firma electrónica
La firma electrónica no será obligatoria para la validez de estos documentos.
No obstante, cuando el documento tenga además carácter contractual y requiera firma, deberá utilizarse al menos una firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS, siendo igualmente válidas las firmas electrónicas cualificadas.
6. Modificación de documentos durante el servicio
Si durante la realización del servicio resulta necesario modificar la hoja de ruta o el documento de control, podrán utilizarse dos procedimientos:
a) Modificar el documento existente, conservando los datos originales y dejando constancia del motivo de la modificación.
b) Generar un nuevo documento electrónico, con una nueva URL y un nuevo código QR.
En ambos casos deberá facilitarse al conductor la versión actualizada del documento.
7. Agrupación de varios servicios en un único documento
La normativa permite agrupar varios servicios de transporte de viajeros en un mismo documento electrónico.
En estos casos deberá identificarse claramente para cada servicio:
• Origen.
• Destino.
• Fecha de realización.
• Naturaleza del servicio.
Además, cuando no coincidan para todos los servicios agrupados, deberá identificarse expresamente:
• El conductor (nombre y NIF).
• El vehículo (matrícula).
8. Documentación que debe portar el conductor
Antes del inicio efectivo del servicio deberá entregarse al conductor una copia del documento electrónico.
Dicha copia podrá portarse:
• En formato electrónico (teléfono móvil, tablet u otro dispositivo).
• En formato papel.
En ambos casos deberá figurar el correspondiente código QR.
Durante una inspección, el conductor podrá mostrar el documento completo con su código QR, o el código QR.
Debe tenerse en cuenta que las anotaciones manuscritas realizadas sobre una copia impresa carecerán de validez a efectos de modificar el documento electrónico.
